[公函的基本格式]公函的基本知识
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(1)公函的构成
公函包括标题、主送机关题与正文加以介绍。
①标题一般由发文机关、事由、文种组成。一般发函为《关于××(事由)酌函》;复函为《关于××(答复事项)的复函》。
②正文一般包括三层:简要介绍背景情况;商洽、询问、答复酌事项和问题;希望和要求,如“务希研究承复“敬请大力支持为盼”等。
(2)公函的写作要求
①要一函一事,切忌一函数事。
②要体现平等坦诚精神,主体平等,不卑不亢。请求性函作为商洽性公文在平行或不相隶属机关单位问使用,一个突出的特点是行文单位和受文单位之间在法律、政治、经济地位方面酌平等关系,亦即主体平等。这就要求撰拟者将这种平等意识融入请求性函的写作中,不因“有求于入”而心存卑微,刻意作恭敬语;也不因单位大或执摹权力而凌驾于人、居高临下。力求做到不卑不亢。
③态度谦和,措辞得体。不卑不亢不等于不讲礼貌,请求性函尤其要注意态度谦和,行文中表现出对受文单位的尊重。尊重他人才会被入尊重,才能创造愉快酌合作氛围。这里要特别指出酌是态度谦和不等于故作谦卑,行文讲究措辞得体适度,谦逊过度反而有损敬意的表达。
④请求明确,以城相商。请求明确是指要开诚布公地提出问题,确切地说明是什么事,商洽什么,告知什么,请求什么,即请求对方做什么。以诚相商是表现商洽性酌关键所在。要充满诚意,以诚挚之心去感染入、打动人。可以向对方介绍自己,介绍自己的意愿、方案,也可以陈述提出问题的依据、背景材料;还可以阐述理由,以取得对方的充分理解。当然应该要言不烦,啰嗦拖沓的文字使入难有好印象,效果肯定不佳。
请求性函是程式化较少,写作相对自由的文种,其写作的艺术性较高,特别注重以理服人,以诚动人。把握请求性与商洽性两大特点并力求二者的有机统一、协调平衡是请求性函写作的关键。
例文:
关于购副档案法规及机关企事业档案室升级标准文件汇编》一书的函 各县(市)、区、局、厂、矿、公司档案局、科,市宜各单位:
为了促进各级档案馆室的基础业务建设,深人贯彻实施《档案法》,推动档案管理规范化、标准化、现代化进程,市局精心选编了《档案法规及机关企事业档案室升级标准文件汇编》一书。内容主要有;(一)修改后的《中华人民共和国档案法》全文……该书属于法规及规范性文件汇编,是档案工作、文书工作及办公部门必备的工具书,无论单位性质或大或小都应该购买。团印数有限,请各级档案部门、办公部门组织有关人员从速购买。每册收成本费12.oo元,可邮局汇款,也可银行汇款,或来人购买,款到发书。
邮局汇款(略)
银行汇款(略)
××市档案局(印章)
××××年×月×日
这是一则推销书籍的请求性函,却不见半点请求性和商洽性,写得像指示性通知。本来,为了档案工作的规范化,选编相关法规成书销给有关单位也无不可。但如此行文却实在欠妥,这种强如于人的命令语气应该彻底根弃。
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