[办公室文秘的基本礼仪]办公室文秘基本礼仪简介
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在办公室礼仪中文秘基本礼仪可以说是企业花精力重点关注的内容。办公室是一个单位的窗口,办公室工作人员的个人形象往往代表着一个单位的形象、一种行业的形象乃至地方政府的形象,特别是文秘工作人员。文秘部门是访客最先到达和最后达到的地方,给人以先入为主的第一印象和告别时的最后印象,文秘部门和文秘人员的形象和礼仪展示直接影响着整个企业和单位。
如果文秘部门环境优雅、关系融洽,文秘人员态度友好,办事认真,就会给访客留下良好的印象,使访客心目中树立起本机关、单位的良好形象,进而增进外单位与本机关、单位的业务往来。
办公室文秘礼仪
办公室文秘基本礼仪的作用
文秘工作人员在各种工作场合当中,免不了和各种各样的人打交道。文秘自身的修养以及专业水准,在与人交往的过程中,都会通过自己的着装、仪态、言谈话语乃至奉一杯茶这样细节当中反映出来。礼仪是文秘应当自觉遵从的基本行为规范、行为准则和规范化的活动程序。文秘基本礼仪有以下作用:
文秘礼仪是文秘工作人员塑造良好职业形象的方法和途径。
文秘工作人员的形象,是文秘的容貌、着装、言行举止、待人接物的态度方式等所有能够展示给他人的一切表象综合在一起,留给他人的印象。这个印象,不仅代表着秘书个人是否“职业化”,还代表着文秘所在单位的团体形象。
文秘办公室相处礼仪
不论是学习还是运用文秘礼仪,关键是要懂得尊重为本,尊重在先,时时处处尊重所有的人。要尊重别人,首先要尊重自己,必须严于律己,自尊自爱。如果一个人对自己都不尊重,就不可能尊重别人。
办公室文秘相处礼仪
尊重自己的交往对象应当是一种自觉的、由衷的行为,包含着自己的德才学识和气度雅量,绝不是装出来的。对文秘工作人员而言,尊重上级意味着服从,尊重同事是一种本分,尊重下级是一种美德,尊重所有人是一种教养。
与上级相处礼仪
办公室文秘人员与上级相处时,很重要的一点就是尊重上级,摆正关系,一般来说,上级在下级面前都有保持一定尊严和权威的心理。文秘工作人员在与其相处时,不能目空一切,无视上级。文秘工作人员在与上级相处时,要注意以下几点:尊重上级的职权、维护上级的威信、尊重上级的工作业绩、理解上级工作的甘苦。
与下级相处礼仪
与下级相处要注意:
第一、尊重下级,平等待人。尊重下级具体表现为领导虚心听取下级的意见,对于下级工作中的成绩给予实事求是的评估。
第二、体察下情,关心和爱护下级。当下级有好的发展机会时,要尽量为下级争取;当下级在工作、生活中遇到困难时,设法帮助解决。
第三、实事求是,公正处事。上级对下级应一视同仁,赏罚分明。上级对下级的公正评价,是上下级关系融洽的基础。言而有信,敢于承认错误和承担责任。
与同事相处礼仪
文秘与同事相处时需要注意:加强同事间的交流,主动与同事合作,并经常关心、帮助同事。谨慎对待赞扬和嘉奖。当受到赞扬时,不要洋洋自得,不妨夸夸其他一起共事的同事。正确对待同事的优点和成绩,对同事的优点给予真心实意的夸奖。欢迎同事强于自己,超过自己,勇于承认差距,虚心学习他人长处,并以此为动力,激励自己追赶并超过他们。
文秘公共区域行为礼仪
行走时快捷、右行、姿态挺拔、目视前方。
非工作原因不在公共区域停留。
上下楼梯时,不抢上抢下、打闹说笑。
遇到客人和员工时,先向客人示礼,示礼时注目、微笑。
员工到规定的员工动态公告板上表明去向和任务。
文秘语言基本礼仪
礼貌用语,特别是敬语是构成文秘工作人员文雅谈吐的重要组成部分,是展示谈话人风度与魅力必不可少的基本要素之一。使用敬语,是尊人与尊己相统一的重要手段。
办公室文秘语言礼仪
敬语,特别是常用敬语,主要在以下几个场景使用:
相见道好——人们彼此相见时,开口问候:“您好!”“早上好”。在这里一个词至少向对方传达了三个意思:表示尊重,显示亲切,给予友情。同时也显示了自己三个特点:有教养、有风度、有礼貌。
托事道请——人生在世,不可能“万事不求人”。有求于他人时,言语中冠以“请”字,会赢得对方理解、支持。
偏劳道谢——在对方给与帮助、支持、关照,尊重、夸奖之后,最简洁、及时而有效的回应就是由衷地说一声“谢谢”。
失礼致歉——现代社会,人际接触日益频繁,无论你多么谨慎,也难免有失礼于你的亲友、邻里、同事或其他人的时候。但倘若你在这类事情发生之后能及时真诚地说一声“对不起”,“打扰您了”,就会使对方趋怒的情绪得到缓解,化干戈为玉帛。
除了以上四大类外,生活中还有许多敬语可展现社交人员的风度与魅力。如,拜托语言:“请多关照”、“承蒙关照”、“拜托”等;慰问语言:“辛苦了”、“您受累了”等;赞赏语言:“太好了!”、“真让我高兴”;同情语言:“真难为你了”、“您太苦了”等;挂念语言:“你现在还好吗?生活愉快吗?”;祝福语言:“一路顺风”等。
文秘基本接待礼仪
有人敲门,应回答“请进”,或到门口相迎;
客人进来,应起立热情迎接。如果家中不够干净齐整,显得零乱,要做些必要的整理,并向客人致歉;
敬茶须用双手端送,放在客人右边。如果夏天酷热,要递扇子,或开电扇;
吃饭时来客,要热情地邀请客人一同进餐。客人吃过饭后应送上热毛巾,并另换热茶;
接受客人礼品,应该道谢;
向主人或客人介绍对方时,姓名职务必须逐字清楚,须先将年轻者向年长者介绍;
客人来时,如自己恰巧有事不能相陪,要先打招呼,致以歉意,并安排家属陪着,然后再去干自己的事;
客人坚持要回去,不要勉强挽留;
送客要到大门外,走在长者后面;
分手告别时,应说“再见”或“慢走”。
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