办公室文员的工作内容_文员和文秘的工作内容
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文员和文秘,都是文职类的工作,那么,两者的工作内容是什么呢? 下面给大家整理了文员和文秘的工作内容,一起来看看吧!
文员的工作内容
总体内容
1、深入了解企业各个环节的管理规定,如果有脱节或不完善的管理制度,要及时向上级领导提出改善或补救办法,并起草书面文稿呈交上级领导审阅批示。
2、文员应做好企业外部来函的接收,登记,报送,报批,复函,内部发送,传阅,回收以及文件起草等工作。
3、文件资料校对是文员工作中比较重要的一个环节,文件格式书写是否规范,文字,标点是否正确。都直接印象企业的外部形象!应特别注意校对。
4、负责文件资料的管理工作,可根据文件来源对文件进行编号,分类,归档等处理,以方便企业内部人员查找,使用。
5、经常对公司内部相关事务进行多方面,全方位的调查,归纳总结后,为领导提供一些真实的分析数据。
6、负责本部门的日常工作,包括清洁工作,外事接待,客户联络,日常打印,登记台帐,考勤统计,等事务。
每日任务
1、接听电话;接待来访人员,并作好记录,根据具体情况向有关领导汇报。
2、负责校长办公室、会议室的清洁卫生。
3、负责接收信件、报刊杂志,并及时归类、分发。
4、负责文件资料的收发、标识、装订、存档、保管工作,为领导起草有关公文。
5、收发上级部门下发的文件和资料,根据文件内容和要求向领导请示、汇报。
6、按照档案管理规定,收集、整理、装订相关文档。
7、协助办公室主任做好日常内务工作,领导临时安排的其他工作。
每月任务
1、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案的收集、整理、归档、装订工作。
2、负责各类文件及外来文件的收集、发放、存档、汇报、登记工作;
3、管理好职工的人事档案材料,建立、完善人事档案的管理,严格借档手续。
4、负责会议前准备、会上服务、会后清理及会议的记录、资料收集与整理工作。
5、负责各类公文撰写、打印、汇报与传达工作。
6、领导安排的其他工作。
工作职能
1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。
2、管理饮水。
3、保管登记和按规定发放公司办公用品。
4、负责接转电话和记录工作。
5、负责传真收发与登记。
6、负责接待来宾。
7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。
8、收发报刊函件及整理保管报纸。
9、完成其他临时工作。
文秘的工作内容
1.做好迎接来宾的准备和接待工作
2.运用各种沟通方法和同事以及领导进行有效地沟通
3.布置商务谈判的现场,营造商务谈判的氛围
4.制定会议的流程以及预算经费和日程
5.安排会见、会谈
6.办公室环境的管理、布局、改善
7.信息、档案、文件等日常管理
文秘专业知识
文秘的专业知识主要有:普通写作、应用写作、秘书与公共关系、办公室实务、普通话、公关礼仪、办公自动化、公关心理学、档案管理与信息检索、市场营销基础、企业行政管理、秘书英语、速记、人力资源管理、口才艺术与人际沟通、综合实训实习等
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