基本公文写作知识|秘书公文写作知识:文字材料写作“九要”
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文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动,也是一个综合性极强、涉及面非常广、十分难以把握的问题。在此,仅结合自己多年的工作经历和写作实践,把自己在文字材料写作中的有关心得与体会简单概括为“九要”,就教于方家。
一、主题要突出——鹤立鸡群,峰出群山。“意犹帅也,元帅之兵谓之乌合”。文字材料缺少主题,便如同一个人没有了灵魂,一支队伍失去了统帅。因此,文字材料在写作过程中,必须突出主题,突出重点,无闲事杂物乱意,无奇谈怪语分心。这也直接决定着文字材料的价值,决定着文字材料在人们心目中的地位和作用。如命题《经济工作是各项工作的重中之重》,首先要突出经济工作是全文写作的重点,同时要求写其他各项工作时,必须着重写与经济工作的结合点和促进作用,做到详略分配得当,内容轻重有别。
二、层次要清楚——轮廓清晰,整体协调。要像台阶,层次分明,莫像慢坡,缓而无节;要像套餐,有主有次,莫像杂烩菜,糊涂一锅。这就好比“搭架子”,要先把想写的东西计划一下,先写什么,后写什么,安排个合适的次序。“架子”搭得好,文章就能写得有条不紊,脉络分明;如果不会“搭架子”,层次安排不当,写出的文章就容易前后重复、丢三拉四、上下脱节,影响内容的表现。
三、结构要严谨——前呼后应,经得推敲。文章的内容决定形式,形式反作用于内容,结构对文章内容的表达有着不可忽视的意义。如同园林的布局,同样的山石花木,如果不会安排,让人一览无余,就会使人兴味索然;如果安排精巧,就会给人曲径通幽、和谐清雅的美的享受。因此,文章的结构要在正确反映客观事物的内在联系和固有规律的基础上,做到完整、严谨、匀称。完整即首尾圆合,好比有开头,就需有结尾,不能让文章构成有残缺不全之嫌;严谨指各部分要联结紧密,无斧凿之痕;匀称指层次和段落大小要得当,主次详略要得体,各个部分要搭配相当。这样才能使文章重点更突出,主题得到更充分有力的表现。
四、文字要简练——高度提炼,风度“健美”。一篇文章不在于说了多少,而在于听者记住了多少;不在于讲了什么,而在于人家听进去了什么。因此,文章的语言必须做到简练精辟,要力求达到“增一分则肥,减一分则瘦”、“语不惊人誓不休”的效果。所以古人有“吟安一个字,拈断数茎须”的辛苦。如果把一句话说成3句,是罗嗦;把3句话说成10句是思路不清;把10句话说成30句是糊涂一盘。在说清、说透、说全的前提下,用字要尽量准确,用语要尽量简短,用篇要尽量凝炼。如范仲淹“先天下之忧而忧,后天下之乐而乐”的警句,火车道口“一站二看三通过”的提示都体现了这种效果。
五、立意要新颖——角度要新,观点要鲜。要善于反向思维、多向思维,善于对一个事物进行立体透视,多角度观察;善于运用认识论武器,从共性中找出个性,从一般中找出特殊,发现此事物与周围事物的新的内在联系,从而发现新鲜的观点。如两个双胞胎相貌一致,从外表上很难判别彼此,我们就可以抓住二人性格上的不同特点来加以区分;如写人,我们可以分别从男女、老少、胖瘦、好坏、高低、性格、爱好等不同角度、不同侧面来进行展示;如写一个满面皱纹的老人,虽不可能妙笔生花使其返老还童,但我们可以从历史风雨的冲刷、丰富经历的见证等特殊角度,展现其饱经沧桑的特点。12
六、论点要明确——提出问题,一目了然。要开门见山,不要拐弯抹角;要开宗明义,不要隐晦含蓄;要直抒胸臆,不要吞吞吐吐。提出问题要尖锐、鲜明,敢于旗帜鲜明地表达自己的观点。论据的使用、论证的方法和过程都必须紧紧围绕中心论点来进行,在突出中心论点上下功夫,以给人留下深刻的印象。如邓小平《对中国改革的两种评论》一文的开头,即是“世界上对我国的经济改革有两种评论”,劈头一句,点明题目。
七、论据要充分——引用证据,一清二楚。论据是作者为了某一写作目的,从客观现实生活中搜集、摄取的一系列事实或材料,是直接为主题和论点服务的。文章要摆事实、讲道理,论据就是文章的血肉,否则就会空话连篇、言之无物。因此,要通过深入实际、间接摄取、分析归纳等方法,善于选择代表性材料、新鲜的材料、其实的材料,来表达文章的主题。这样才能以事显理,以理服人,才能更鲜明地突出主题。
八、论证要有力——效果证明,一针见血。写文章就像盖房子一样,沙、石、砖、瓦是不变的,关键要看如何运用恰当的方法,将它们构筑起来。不同用途的房子有不同的建筑方法,不同的主题就决定了必须选用不同的表现方法。分析问题要深刻、全面,层层深入,阐发规律;解决问题要正确、合理,深刻地提示问题的本质。总之,论证要运用恰当的方法,把一颗颗珍珠有机地串连起来,形成项链之后,更好地突出其光彩、突出其价值。
九、深入且浅出——能钻进去,能跳出来。钻进去、跳出来不是同一层面的重复和再现,面是认识在更高层面上的清晰展现和升华。要了解事物的表面现象,更要提示事物的内在本质,善于从感性认识上升到理性认识,并善于把复杂的问题浅显化。如毛泽东同志在《党委会和工作方法》一文中用“弹钢琴”的比喻,形象直观地说明了党委会工作的主次关系,用浅显的语言提示了深刻的道理。
总之,文字材料的写作如果能把握好上述要求,那么它将更容易被别人接受,从而在指导工作、传递信息、交流经验中发挥重要的作用。
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