会议餐饮服务工作_会议餐饮服务策划步骤

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　　好的餐饮安排是会议的一大亮点。

　　细则：将下列的核对清单交给我们能帮助活动圆满顺利：

　　1．预计多少人?

　　2．选择什么颜色的桌巾与餐巾(选择一种或多种颜色)?

　　3．主桌和其他桌要如何摆饰?

　　4．多少人坐在主桌?主桌需要放在舞台上吗?

　　5．主桌是否需要讲台和麦克风?

　　6．讲台位置在哪里?需要哪种麦克风?

　　7．主桌是否也要供餐，还是哪些名流在餐后才来?

　　8．如果采用自助餐，主桌人也自行取用，还是请服务人员先给他们盘子?

　　9．是否需要预留其他位子给贵宾(如果需要，在邀请函中就要告诉他们桌号或者派人在门口迎接)?

　　10．是否要收取餐券?事先告诉宴会经理并提供"餐券样本"。

　　11．如果来的人没有餐券应如何处理?

　　12．是否在主桌的人也要求给餐券?

　　13．是否在宴会厅外面放置报到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置奖品桌?

　　14．晚宴的菜单、节目表是否放在桌上或是在入口处分发?

　　15．是否另外需要一个房间让贵宾们在晚餐前休息?

　　16.有人节食、素食等特别安排，如果有最好事先告知。

　　17．是否要挂banner?

　　18．是否需要衣帽间?

　　19．受奖人坐在主桌还是台下，如果是后者，是否要替他们预留位子?他们如何上台?

　　20．当受奖人上台时是否需要投射灯，灯光打在演讲者或司仪?

　　21．是否要演奏国歌?如果需要，可能要国旗。

　　22．是否要安置视听设备?

　　23．是否需要背景音乐或跳舞音乐?是否演奏者坐在舞台上?

　　24．是否有表演节目，舞台大小是否足够，如果有表演，舞台尺寸和高度多少?

　　25．舞台四周是否要裙边?上面要不要地毯?历是否需要预演?何时?

　　27．什么时候开门让客人进来?

　　28．每一程序的时间安排、前奏音乐或表演、用餐时间、正式节目和演讲、跳舞等。

　　29．洗手间在哪里，如果门口仍有人看守时，如何让上洗手间的人回来?

　　主题节目：主题节目可以很简单只有一个乐队表演，或尽心安排特别节目。如果预算允许，就可以特别设计，有时常以会议当地特色作主题，饭店或会议中心宴会人员可能留存一些当地主题的东西，如果你需要可借用。

　　与宴会经理讨论"主题"，他们有各种不同主题的活动，可建议你以前做得很成功的案例，同样地创新概念，如果你对布置或娱乐节目没有概念，宴会人员可以一起包办。如果由自己负责，通知宴会人员所有安排都是外包，如节目、背景、特殊家具、灯光、视听设备，并告诉他们什么时候会来布置、舞台放在哪里、什么时候拆除。

　　主题活动的位置图(1ayout)特别重要，避免拥挤在入口，餐饮部分也要画一份平面图，显示每个位置需要多少空间。以主题来设计通知、邀请函和指示牌。12

　　最先要考虑的是会议中心厨房的位置，供菜的路线如何?在大型活动时厨房与宴会地点距离很远可能是一个重大的错误。讨论基本服务需求如咖啡点心怎么安排，大型会议在短时间要提供上千人食物，详细与会议中心代表和合约商讨论，或许你可以考虑由饭店承办外烩。

　　也要了解会议中心是否可供酒，有时只允许在某一时间内使用。有些会议中心主办单位还要申请临时许可证提供啤酒和酒类。

　　会场以外地方的餐饮：有时会议筹办人会选择会议中心或饭店以外的地方举办活动--如博物馆或市政厅。这些地方可能有他们专门的餐饮服务，如果没有，询问以前曾经办过的餐饮服务，再从他们那里获取资讯，慎选适合的餐饮服务相当重要，因为那些地方原本不用来作餐会的场地，大部分的场地没有厨房与设备，如何保持食物的温度，而且桌椅、桌巾所有东西都要运过来。在这种地方举行活动不仅费时、复杂，价格也可能较高。举办会场以外地方的活动要考虑以下需求：

　　1．安排交通运输(如果需要)、租车费用、活动结束后在哪里上车?

　　2．要带什么东西?他们是否有桌、椅、讲台、桌巾、餐具、衣架、冰箱、饮水器?电插头是否足够?

　　3．洗手间是否足够?位置在哪里?

　　4．是否有冷暖空调设备?

　　5．如果在户外，天气恶劣时有什么备用方案?

　　6．是否允许供应酒?

　　7．是否有足够的准备食物区?

　　8．是否要额外支付清洁费用?

　　9．通常要支付餐饮承包商和场地订金，要彼此签约，将条款内容详细阅读，最好选择一家有经验的饭店承办外烩，他们拥有全套设备与训练有素的服务人员，如此餐饮的质量才能无虑。

　　成本控制：餐饮成本除了食物外还包括采购、会场座位布置、服务、清洁和灯光、视听设备等，所以议价空间很小。要求提供几种不同菜单，再讨论菜单内容。如果在同时间还有其他活动，使用相同菜单是否较便宜，在茶点时间(coffeebreak)使用纸杯是否比使用瓷器便宜?

　　重要的是内部控制，如果报名费中包括餐饮，最好使用餐券，因为有些人并不一定参加所有活动，以餐券比较准确。如果你能确认出席人数，将会减少浪费，这是一个惯例，如果人数在某一定数目之下仍要以基本数计算，预算通常在餐饮决定前编列，询问宴会经理这样会比编列预算增加多少百分比。

　　很多没有经验的人做预算时忘了包含税金和小费，如果你是请大会重要人士来负责选择菜单，最好价格已包括税金和小费。

　　保证数量：宴会经理通常要求你在活动前48小时给予保证数量，虽然有时活动在星期一或星期二，但是要求你在周末前确定保证数量，如果需要较多时间决定名单或在现场售票，可能同意在48小时前提出保证数量，而在24小时前给最后确定数量，但是绝对不能少于24小时。惯例来说有个伸缩性，比例约3％-5％，基本上来说通常会多准备5%的分量，例如保证200人会准备210份，不要忘记加上主桌及工作人员。

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