【公文格式标准化的意义】处理公文标准化方法

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　　国家行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定约束力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文办理是办公室的重要工作内容，必须坚持实事求是、精简高效的原则，及时、准确、安全地做好办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 　　一、发文办理的程序和要求发文办理指以本机关名义制发公文的过程。 　　（1）草拟由文秘人员负责。草拟公文应遵循六条基本原则： 　　一是符合国家的法律、法规及其它有关规定，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明； 　　二是情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短； 　　三是公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定； 　　四是拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度； 　　五是人名、地名、数字、引文准确；六是应当使用国家法定计量单位。 　　（2）签发上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。涉及需两位以上领导签发的，需要在会签栏签署意见。 　　（3）行文关系确定行文关系：各级各类行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。 　　联合行文： 　　一是同级政府、同级政府各部门可以联合行文； 　　二是上级政府部门与下一级政府可以联合行文； 　　三是政府与同级党委和军队机关可以联合行文； 　　四是政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文； 　　五是政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 　　二、公文写作要求。 　　国家行政机关公文的各要素分为眉首、主体、版记三个部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。现在我们按照顺序从公文第一部分开始学习。 　　（1）眉首1．按照《国家行政机关公文处理办法》规定，带有密级的公文要编制份数序号。如考虑有的公文的特殊情况，不带密级的公文也可编份数序号，以使准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。序号编几位，由发文机关根据公文的份数来决定，但至少不能少于两位，即“1”编为“01”，不能只编1位。 　　2．秘级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。需标识秘密等级的公文，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如需同时标识保密期限的，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级的两字间则不空1字距12345离，以使该字段不致过长。具体标识方法是：“绝密★三个月”、“机密★一年”等。除特殊情况外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过XX年，保密期限在一年以上的以年计，在一年以内的以月计，只有秘级而不标期限的按保密30年看待。 　　3．紧急程度是对公文送达时限的要求，分为“特急”、“急件”两种。需标识紧急程度的公文，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。也就是说，按照秘密等级在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。凡电报都应按规定在指定的位置，分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种紧急程度。各种紧急程度的时间按以下原则把握： “特提”是要求一天之内办完的电报，“特急”是要求三天之内办完的电报，“加急”是要求五天之内办完的电报，“平急”是要求十天之内办完的电报； 　　4．文件标识都应加“文件”二字，用红色标识。平行文或下行文，发文机关标识上边缘至上页边为62mm；凡上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80 mm，实际上就是发文机关标识距上页边为天头37 mm 80mm＝117 mm；由于发文机关的标识是有执法职能的国家行政机关的公文，为体现庄重，《国家行政机关公文格式》国家标准推荐使用小标宋体字；按照《国家行政机关公文格式》国家标准的规定，发文机关标识的字号以22 mm?5 mm为字限，现行“国务院文件”的字号即是22 mm?5 mm．以此为高限，就是要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关的字号要小于“国务院文件”，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体用多大字号，由行政机关根据机关名称的字数多少来定，一般要小于22 mm?5 mm以醒目美观为原则；联合行文时应使主办机关名称排在前，其他机关自上至下排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，如联合行文机关过多，可能出现把正文挤出首页的情况，如果首页没有正文，是极不严肃的。发文机关过多，只能挤发文机关，不能挤正文，挤的办法是，可将发文机关标识字号缩小，行距缩小，保证公文首页留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。 　　5．各级行政机关的公文都要编发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，如“”，六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，即“1”不编为“001”，不加“第”字，如“金政发〔〕1号”。有的单位在发文机关代字后边加“字”，如“请字〔鬃鬃〕号”“报字〔鬃鬃〕号”等虚字，从实用出发，也不加“字&rdq12345uo;字，尽量减少发文字号的字数；发文字号之下1—4 mm处印一条与版心等宽的红色反线； 　　6．签发人标识仅是在上报的公文中才出现。上报的公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字（不顶格），签发人姓名居右空1字，也就是和发文字号同处在一行，这样排列对称、美观。“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名；如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为1—4mm． 　　1．公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，除上报公文外，一般应当标明发文机关；公文标题中除法规、规章或转发的文件标题名称加书名号外，一般不用标点符号，不能引用文件字号代替标题内容；公文标题在红色反线之下空2行标识，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。 　　2．主送机关在标题下空1行，用3号仿宋体字顶格标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如果仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。 　　3．正文的标识方法同写信一样，在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字，回行顶格。数字、年份用阿拉伯数码标识的不能回行； 　　4．正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字。 　　5．一般每页排22行，每行排28个字；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法加以解决，务使印章与正文末尾同处在一页上，不得采取标识“（此页无正文）”的方法解决。 　　6．附件。公文如有附件，在正文的最后一行下边空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”后标全角冒号，冒号后边标附件名称。附件如有2件以上的，要用阿拉伯数码标识序号，如“附件：1．××××”。附件名称后边不加标点符号。附件要与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（有序号的带序号）。 　　7．成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。为了加强其准确性，成文日期一律要用汉字书写，不能用阿拉伯数码字与汉字混用，年、月、日要齐全。“零”要写成“○”，“壹”要写成“一”。单一机关制发的公文，成文日期右空4字；两个机关联合制发的公文，应将成文日12345期拉开，左右各空7字；三个机关联合发的公文，在最后一排印章之下右空2字标识；公文的成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准。电报以发出日期为准。 　　8．公文如有附注，用3号仿宋体字，在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。附注一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明，如“（此件发至县团级）”、“（此件可登报）”等，不是对公文内容作出解释或注释。 　　9．用印。单一机关行文：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，加盖印章应上距正文1行字之内，端正、居右下压成文时间，做到上不压正文，下要骑年盖月。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上，印章用红色。两个单位联合行文：当联合行文需盖两个印章时，落款处不署发文机关名称，主办机关印章在前，两个印章横排均压成文日期，两印章间互不相交或相切，相距不超3 mm．三个或三个以上单位联合行文：落款处应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列署在相应位置，再把印章套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不能超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章上下、左右之间不能相交或相切。 　　版记 　　1．“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号：词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不能用标点符号号。主题词按照《国务院公文主题词表》规定，依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过5个，不少于3个。一些特殊内容的公文没有类属词，需要办文的部门自己编写。凡是自己编写的类属词，必须在词的后边加一个三角符号，以说明这是自己编写的类属词；主题词下边印一条黑色反线与抄送机关隔开。 　　2．公文如有抄送机关，在主题词下居左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐；抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号；按照实际情况，有的公文还有抄报机关或领导，出现这种情况，可按“抄报”、“抄送”的顺序自上而下标识。在抄送机关下一行右空一字标识“（共印××份）”，不排虚位数。 　　3．印发机关的标识位于抄送机关之下左空1字，用3号仿宋体字。印发日期以公文缮印日期为准，右空1字，用阿拉伯数码标识，和印发机关同处一行。 　　4．为了对公文质量负责，也便于存档查阅，公文必须标识打字人和校对人。标识的位置：“打字”用3号仿宋体字左空1字，标识在印发机关下1行，“打字”后边加全角冒号，全角冒号后边署录入人姓名：“校对”右空一字标识在印发日期下与打字人处于一行上。“校对”后边加全角冒号，全角冒号后边署校对人姓名。版记中各要素之下（除“校对&rdqu12345o;外）均加一条反线，宽度同版心。这样做，一是显示各要素之间的区别，二是显得美观；版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后一面的最下面位置。如果公文主体之后的空白容不下版记的位置，可以另加一页在最下面标识版记，前面完全空白也没有关系。 　　三、公文装订。 　　版面1．公文用纸。公文用纸采用gb/t148中规定的a4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297 mm，尺寸的允许偏差为±3 mm；一般使用纸张定量为60g/m2—80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，ph值为7．5—9．5． 　　2．公文页边与版心尺寸：天头（上白边）为37mm±1mm；订口（左白边）为28 mm±1mm；版心尺寸为156 mm×225 mm（不含页码）。 　　3．公文的页码用4号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各致一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm．单页码右空一字，双页码左空一字。空白页和空白页以后的页不标识页码。公文如需附表，对横排a4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附a3纸型表格，且当最后一页为a3纸型表格时，封三、封四应为空白，将a3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。 　　4．公文制版：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准、版心不斜，误差不超过1 mm． 　　5．公文印刷：双面印刷。页码套正，两面误差不得超2 mm．黑色油墨应达到色谱所标bl100%，红色油墨应达到色谱所标y80%、m80%．印品着墨实、均匀，字面不花、不白、不断划。 　　装订公文应左侧装订，不掉页；包括公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4 mm．骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4 mm．平订钉锯与书脊间的距离为3 mm—5 mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。 　　四、公文种类。 　　主要有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

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