【行政前台工作职责】行政前台工作职责

【wenmi.jxxyjl.com--岗位职责】

　　一、日常接待

　　1.    接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。

　　2.    接待咨询者，若有咨询者来访，应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。

　　3.    接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接；接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至相关部门助理处。

　　4.    接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。

　　5.    面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知办公室主任或相关部门领导进行面试。

　　6.    接待频繁往来的相关人员：

　　a)    快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司实验室内部。

　　b)   物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作；

　　c)   送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水桶，拿走空桶个即可。每月月底结账，填写请款单提交办公室主任，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。

　　二、 办公用品管理

　　1.    盘库：每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充；

　　2.    购买：每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后，联系办公用品供应商送货；

　　3.    领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放；

　　4.    结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。

　　三、日常事务

　　1.    保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题；

　　2.    每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单，并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后，前往移动和联通营业大厅购买充值卡，并开具发票。将充值卡发放给相关员工，并要求其签字确认；

　　3.    每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应在2-3个工作日内制作新的通讯录，发送至每位员工邮箱中；

　　4.    名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人；12

　　5.    每周一定时查看公司信箱，将信件发放至员工手中；

　　6.    公司备用门卡的管理，前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用；

　　7.    公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜；

　　8.    收发传真，协助各部门员工收发业务传真；

　　9.    协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。

　　10.    新员工入职时，提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等，并收取新员工的个人身份证明（身份证、学历学位证、户口本、照片）的复印件，提交办公室主任整理归档。

　　11.    积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。

　　四、 接待工作

　　1.  接待前准备工作

　　a)    来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备；

　　b)   会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位；

　　c)   茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶；接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用；

　　d)   相机：准备公司相机，为来客拍照留念所用。

　　e)   订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房；

　　f)   预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系锦江富园大酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。

　　2.  会议中服务工作

　　a)    为开会人员添加茶水；

　　b)   按照领导要求提供会议支持；

　　c)   安排专人负责会议中的摄像工作；

　　3.  会议后完善工作

　　a)    组织来客及公司领导合影留念，并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。

　　b)   如遇重要客户来访，应及时将会议相片资料上传至公司网站内。

　　c)   会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用；

　　d)   会议后器材的归库：会议后器材应及时归库，将相机及其他器材放回原处；

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