[行政部工作流程及规范]行政部工作流程

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　　行政事业部事务工作流程   一、           办公用品领用   1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要（见附表1），向本部门兼职内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。 2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。 3、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。 4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。 5、公司办公用品每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。     二、           印签管理 1、公司印章刻制均须报总裁批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。 2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经总裁批准。 3、各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。 4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。 5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。     三、           复印 1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。 2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。 3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。 4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。 5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。   四、           传真收发   1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。 2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。 3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。     五、           信件收发   1、       公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。  2、       收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。 3、       收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。  4、       对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。 5、       对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。   六、           名片管理   1、       公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。 2、       印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。 3、       名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。 4、       公务、客户名片须在公司内作为共享资源。 5、       自确认名片内容起，一周内到行政部领取。 6、       名片印制费用每季度摊销一次。   七、           公司设备申请流程   为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程序，提高资产的使用效率，杜绝浪费；参照《行政事业单位国有资产管理办法》（国管财字【】32号）规定，结合我公司实际情况，特制定我公司设备申请流程： （一）原则： 讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成： 1.    配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别； 2.    要考虑实际可能的收益（对工作的推动），而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上； 3.    要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产），注意提高资金的有效利用率。 （二）、具体流程: 1．各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），经部门经理和分管副总签字同意后，抄送给行政部。 2．行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。 3．如果采取“ 调拨 ”程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施； 4．如果采取“ 购买 ”程序，行政部将参照“江苏×大软件股份有限公司财务审批流程暂行规定”（苏股财字〖02〗第003号）有关规定具体执行。 5．采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。 6． 所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。   八、   

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