【高效会议管理技巧心得体会】高效会议管理技巧

【wenmi.jxxyjl.com--秘书基础】

　　当今会议面面观

　　一、会议的意义

　　二、会议的目的

　　三、会议的种类

　　四、会议的频率

　　五、会议成本的计算

　　会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。

　　会议的意义

　　1．会议是一个集思广益的渠道

　　图1-1集思广益图

　　如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

　　2．会议显示一个组织或一个部门的存在

　　会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

　　图1-2组织或部门与会议

　　3．会议是一种群体沟通的方式

　　开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

　　会议的目的

　　◆开展有效的沟通

　　会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

　　◆传达资讯

　　通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

　　◆监督员工、协调矛盾

　　许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

　　◆达成协议与解决问题

　　达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。

　　图1-3达成协议与解决问题的6个步骤

　　◆资源共享

　　利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。

　　◆开发创意

　　开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。12

　　◆激励士气

　　年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。

　　◆巩固主管地位

　　经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。

　　会议的种类

　　会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。

　　表1-1会议的种类

　　按人数分类

　　按开会方式分类

　　按开会目的分类

　　●团体会议

　　●一对一会议

　　●面对面会议

　　●电话会议

　　●视频会议

　　●宣布人事安排、讲解政策的会议

　　●当众表扬或批评别人的会议

　　●临时处理突发事件的会议

　　●固定的团队会议

　　●集思广益的会议

　　会议的频率

　　每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。

　　1.固定的部门会议

　　2.全体会议

　　3.处理突发事件的会议

　　4.一对一会议

　　会议成本的计算

　　会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。

　　1.会议的时间成本

　　2.直接的会议成本

　　3.效率损失成本

　　开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：

　　【自检】

　　请将下列相关选项用横线连接起来。

　　a、固定的部门会议①至少每两月一次

　　b、一对一会议②随时

　　c、处理突发事件的会议③按需要

　　d、全体会议④至少每月一次

　　从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。

　　因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。

本文来源：https://wenmi.jxxyjl.com/mishujichu/38165.html