[商务谈判前期准备]商务谈判的前期工作

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　　一场商务谈判能否取得圆满的结果，不仅取决于谈判桌上有关策略，战术和技巧的运用，还有赖于谈判之前充分、细致的准备工作。商务谈判的前期工作有哪些?下面小编整理了商务谈判的前期工作，供你阅读参考。

商务谈判的前期工作：谈判前的调查研究

　　一、目的和要求

　　1、谈判前调查研究的目的，主要有三个方面：

　　一是通过谈判前的调查研究，掌握与本次谈判有关的各种客观环境因素的状况和变动趋势，并对这些情况进行分析，为制定谈判方案提供依据。

　　二是通过谈判前的调查研究，对谈判对手作尽可能多的了解，即做到“知彼”。比如：

　　通过调查研究，可以对对方的资信情况、合作意愿、谈判作风、谈判期限等情况有所了解，做到心中有数。

　　三是通过谈判前的调查研究，可对己方的谈判实力作客观的评价，理清自己的思想，即做到“知己”。对于谈判人员来说，高估或低估自己的谈判实力，都是有害的。因为过高地估计自己的实力，容易产生轻敌情绪;而过低估计自己的实力，则易于怯场，不敢去争取自己可能得到的利益。通过这谈判前的调查研究，能客观地评价己方的谈判实力，分析己方在谈判中的优势和薄弱环节，使己方谈判人员在谈判中能够目标明确，思路清晰。

　　2、谈判前的调查研究是复杂而繁琐的。在工作中奕努力做到以下几点要求：

　　第一、调查研究要有明确的目的性，不可漫无边际。

　　第二、资料的搜集要全面，要能反映经济活动的全貌，不能支离破碎。

　　第三、对资料的分析要科学、客观，不能主观随意，要下结论。

　　第四、根据不同的情况，选择不同的调查方法。

　　二、基本内容

　　在开始谈判前，要应对哪些方面进行调查，是由这次谈判的具体内容和要求决定的，换言之，不同内容的商务谈判，其调查研究的内容也应有所不同。比如：

　　如果要进行货物买卖谈判，一般要调查该商品的质量、性能、价格、销售、竞争、需求、对方资信以及有关法规等方面的情况。

　　如果要进行对外加工装配业务谈判，一般应调查加工产品对原料的质量、规格和加工精密度的要求，我方承接加工装配业务的能力以及燃料、动力供应情况，工缴费标准，客户资信和有关法规等方面的情况。

　　如果要进行合资、合作企业谈判，则应对合营对方的资信、产品的原料来源、销售情况、技术设备和性能国内能源、运输、基础设施、环境保护、投资效益等方面进行调查。

　　这里很难把各类商务谈判所应调查研究的内容一一加以详述，只能对一些共性的内容加以说明。

　　1、有关政治、经济形势的变动情况

　　政治、经济形势的变动，会对交易产生很大的影响。在进行谈判前，应对影响本次交易的政治、经济形势、尤其双方国家的政治、经济形势的变动情况进行详细地调查，比如：

　　会不会发生政局动荡：两国关系是否紧张;国际经济形势的变动趋势;政府有没有采取一些新的贸易管理措施等。

　　掌握这些有关信息情报，有助于我们准确地分析政治、经济形势变动对本次谈判的影响，提醒我们在谈判中应对哪些问题特别引起重视，以便更好地利用这些方面的有利因素促成双方的交易，或对一些可能出现的问题采取相应的防范措施。

　　2、目标市场

　　这里所说的目标市场调查，是在平时已进行的一般性调查的基础上，在目标市场和谈判对手都已经确定下来的情况下，对目标市场的动向所进行的调查。主要是调查谈判标的在目标市场上的需求情况、销售情况和竞争情况等方面。

　　第一、需求情况。包含目标市场上该产品的市场需求总量、需求结构、需求的满足程度，潜在的需要量等方面的情况。通过调查，可以摸清目标市场上消费者的消费心理和消费需求，基本上掌握消费者对该产品的消费意向，客观估计该产品的竞争力，以利于和谈判对手讨价还价，取得更好的经济效益。

　　第二、销售情况。包括该类产品在过去几年的销售量、销售总额以及价格变动情况;该类产品在当地生产和输入的发展趋势等。通过对销售情况的调查，可以使谈判者大体上掌握市场容量，确定产品的销售数量或购进数量。

　　第三、竞争情况。包含目标市场上竞争对手的数目、生产规摸、产品性能、价格水平等;竞争对手所使用的销售组织形式、所提供的售后服务、竞争产品的市场占有率等等;通过调查，使谈判者能够掌握竞争对手的基本情况，寻找他们的弱点，预测己方产品的竞争能力，在谈判中灵活掌握价格水平。

　　3、有关法规及其变化情况

　　首先，要了解与本次谈判内容有关的国际惯例。在涉外商务谈判中，我们遵循的原则是：坚持独立自主的方针，执行平等互利的政策，参照国际上习惯的做法。所以在谈判前应对与谈判内容有关的国际惯例、国际公约的内容及修改变动的情况，以便双方在对合同的有关条款进行谈判时，能参照有关的国际惯例和国际公约，简化双方的讨论，而且在签约以后，比较容易获得双方政府的批准。

　　其次，要了解双方国家与本次谈判内容有关的法律规定。例如：

　　对谈判标的的税收，进口配额、最低限价，许可证管理等方面的法律规定，都会对合同产生法律约束力。

　　在商务谈判前，应对与本次交易有关的法律规定的具体内容和变动情况进行掌握，以便供谈判时参考。

　　第三，要了解国内的有关政策法规。建国以来，特别是政策开放以来，我国在健全法制方面取得了很大的成绩，各项经济法规正在配套完善。有的地区和部门根据国家的有关法律规定，结合本地区、本部门的实际，还制定了相应的法令或条例。这些政策法规都是规范当事人行为的依据，因此，在谈判以前，也应作必要的了解。

　　4、有关对手的情况

　　其一、资信情况。调查谈判对手的资信情况，一是要调查对方是否具有签订合同的合法资格;二是要调查对方的资本、信用和履约能力。

　　在对对方的合法资格进行调查时，我们可以要求对方提供有关的证明文件，比如：

　　成立地注册证明、法人资格证明等。

　　也可以通过其他的途径去进行了解和验证。

　　对对方的资本、信用和履约能力的调查，资料来源可以是公共会计组织对该企业的年度审计报告，也可以是银行、资信征询机构出具的证明文件或其他渠道提供的资料。

　　需要指出的是：商务谈判的内容不同，资信调查的内容、重点和详细程度也会有所不同。

　　其二、对方的谈判作风。谈判作风是指谈判者在多次谈判中所表现出来的一贯风格。了解谈判对手的谈判作风，对预测谈判的发展趋势和对方可能采取的策略，以及制定己方的谈判策略，可提供重要的依据。

　　谈判作风因人而异，千差万别。有人按谈判者在谈判中所采取的态度，划分为强硬型、温和型、原则型三种。我们可以通过对谈判对手的年龄、职务、性格特征、谈判双方的实力对比等方面进行分析，通过在谈判中的接触观察或通过向与对方打过交道的人进行了解等途径，对对手的谈判作风进行分析。

　　其三、对手对己方的信任程度。这主要是了解对方对己方的经营能力、财务状况、付款能力、谈判能力、商业信誉等方面的评价。通过对这些情况的了解，可以更好地设计谈判方案，争取主动。

　　5、己方条件的分析

　　即对本次交易中己方的各项条件进行客观的分析。例如：

　　本次交易对我方的重要性，竞争对手及其情况，己方在竞争中所处的地位，己方对有关商业行情的了解程度，对谈判对手的了解程度，己方谈判人员的经验等等。

　　通过对己方的各方面条件进行客观的分析，有助于我们弄清己方在谈判中的优势和薄弱环节，有针对性地制定谈判策略，以便在谈判时能扬长避短。

　　三、调查方式

　　1、通过大众传播媒介。作为资料的来源、利用率最高的是报刊杂志。各种报刊杂志上都可能有你所需要的信息。因此，平时应尽可能地多订阅有关报刊杂志，并分工由专人保管、收集、剪辑和汇总。

　　2、通过专门机构。比如：公共关系公司、咨询机构。如果是有关国际方面的情况，可向我国驻我使馆商务处、各大公司驻外商务机构等团体了解。他们那里存有许多所在国大企业的赠阅资料及他们所收集的各种情报。

　　3、通过各类专门会议。比如：各类商品交易会、展览会、订货会、博览会等。这类会议都是某方面、某组织的信息密集之处，是了解情况的最佳时机。

　　4、通过知情人员。比如：采购员、推销员、老客户、出国考察人员、驻外人员等，这些人所获得的大量感性材料是非常珍贵的。

　　5、自己建立情报网。本组织或本单位可以专门设立调查员，或由推销员兼任。这些人有强烈的信息情报意识，反映较为灵敏，可以及时搜集到各种信息。

　　总之，在谈判之前，应通过各种渠道、方式、尽可能多地搜集到情报，并经过科学的分析、整理、筛选，为科学地制定谈判计划，提供可靠的依据。

商务谈判的前期工作：谈判方案的制定

　　谈判方案是指在谈判开始前对谈判目标、议程、对策预先所做的安排。谈判方案是指导谈判人员行动的纲领，在整个谈判过程中起着重要的作用。

　　从原则上说，一个好的谈判方案必须做到简明、具体、灵活。说谈判方案应尽可能简明，目的是便于谈判人员记住其主要内容与基本原则，以使他们能根据方案的要求与对方周旋;不过，这里的简明必须与谈判的具体内容相结合，以谈判的具体内容为基础，否则，将会使谈判方案显得空洞和含糊，反倒使谈判人员不知所措;此外，谈判方案还必须有弹性，以使谈判人员能在谈判过程中根据具体情况采取灵活措施。

　　一般说来，一个谈判方案应包括以下内容。

　　一、谈判主题和目标的确定

　　谈判主题即谈判的内容概要，是谈判活动的中心，整个谈判过程都应紧紧地围绕这个主题进行。

　　谈判目标是谈判本身内容的具体要求，是己方进行谈判的动机，是期望通过谈判而达到的目的。即说明为什么要坐在一起来谈判，比如：

　　为了探讨双方合作或交易的可能性，解决经济纠纷，达成一笔交易的协议等。

　　任何一场谈判都应以目标的实现为导向，因而，谈判准备工作的关键是确立目标。

　　谈判目标一般可以分为三个层次：

　　第一、必须达到的目标，也叫临界目标。它是己方在商务谈判中的最低目标，没有讨价还价的余地，宁可破裂谈判，也不能放弃这一目标。

　　第二、可能达到的目标(或称可以接受的目标)，它是谈判中可以努力争取或者可以做出让步的范围(可变区间)，双方的讨价还价多在这一层次里展开。只有在万不得已时方可考虑放弃。

　　第三、最高目标，也叫期望目标，它是己方在谈判中追求的最理想的目标，谈判者应该意追求。当然，必要时是允许放弃的。

　　二、谈判议程的安排

　　谈判议程即谈判的议事日程。它主要是说明谈判时间的安排和双方就哪些内容展开谈判。

　　1、谈判的时间安排

　　谈判总是在一定的时间内进行的。这里所讲的谈判时间是指一场谈判从正式开始到签订合同时所花费的时间。在一场谈判中，时间有三个关键变数：

　　其一，是开局时间。也就是说，选择什么时候来进行这场谈判。它的得当与否，有时会对谈判结果产生很大影响。例如：

　　一个谈判小组在活动了长途跋涉、喘息未定之时，马上就要投入紧张的谈判中去，就很容易因为舟车劳顿而导致精神难以集中，记忆和思维能力下降而误入对方圈套。

　　所以，我们应对选择开局时间给予足够的重视。

　　一般说来，我们在选择开局时间时，要考虑以下几个方面的因素：

　　首先，准备的充分程度。俗话说：“不打无准备之仗”，在安排谈判开局时间时也要注意给谈判人员留有充分的准备时间，以免到时仓猝上阵。

　　其次，谈判人员的身体和情绪状况。谈判是一项精神高度集中，体力和脑力消耗都比较大的工作，要尽量避免在身体不适、情绪不佳时进行谈判。

　　再者，谈判的紧迫程度。尽量不要在自己急于买进或卖出某种商品时才进行谈判，如避免不了，应采取适当的方法隐蔽这种紧迫性。

　　最后，考虑谈判对手的情况，不要把谈判安排在让对方明显不利的时间进行，因为这样会招致对方的反对，引起对方的反感。

　　其二，是间隔时间。一般的，一场谈判极少是一次磋商就能完成的，大多数的谈判都要经历过数次，甚至数十次的磋商洽谈才能达成协议。这样，在经过多次磋商没有结果、但双方又都不想中止谈判的时候，一般都会安排一段暂停时间，让双方谈判人员暂作休息，这就是谈判的间隔时间。

　　谈判间隔时间的安排，往往会对舒缓紧张气氛、打破僵局具有很明显的作用。常常有这样的情况：

　　在谈判双方出现了互不相让，紧张对峙的时候，双方宣布暂停谈判两天，由东道主安排旅游，娱乐节目，在友好、轻松的气氛中，双方的态度，主张都会有所改变，结果，在重新开始谈判以后，就容易互相让步，达成协议了。

　　当然，也有这样的情况：

　　谈判的某一方经过慎重的审时度势，利用对方要达成协议的迫切愿望，有意拖延间隔时间，迫使对方主动做出让步。

　　可见，间隔时间是时间因素在谈判中又一个关键变数(公平考虑·主客场、进程发展、技巧把握)。

　　其三，是截止时间。就是一场谈判的最后限期。一般来说，每一场谈判总不可能没完没了地进行下去，总有一个结束谈判的具体时间;而谈判的结果却又往往是在结束谈判的前一点点时间里才能出现的。所以，如何把握这截止时间去获取谈判的成果，是谈判中一种绝妙的艺术。

　　截止时间是谈判的一个重要因素，它往往决定着谈判的战略。

　　首先，谈判时间的长短，往往迫使谈判者决定选择克制性策略还是速决胜策略。

　　同时，这时间还构成对谈判者本身的压力。由于必须在一个规定的期限内做出决定，这将给谈判者本身带来一定的压力;而谈判中处于劣势的一方，往往在限期到来之前，对达成协议承担着较大的压力。他往往必须在限期到来之前，在做出让步、达成协议和中止谈判、交易不成之间做出选择，一般说来，大多数的谈判者总是想达成协议的，为此，他们唯有做出让步了。

　　2、谈判议题的确定

　　就是要确定进行谈判的事项、及其先后次序以及每一事项所占用的时间。这方面，重点应解决以下几个问题：

　　第一，议题。凡是与本次谈判有关的需要双方展开讨论的问题，都可以成为谈判的议题。我们应将与本次谈判有关的问题罗列出来，然后再根据实际情况，确定应重点解决哪些问题。

　　第二，顺序。安排谈判问题的先后顺序的方法是多种多样的，应根据具体情况来选择采用哪一种程序：

　　其一，可以首先安排讨论一般原则问题，达成协议后，再具体讨论细节问题;

　　其二，也可以不分重大原则问题和次要问题，先把双方可能达成协议的问题或条件提出来讨论，然后再讨论会有分歧的问题。

　　第三，时间。至于每个问题安排多少时间来讨论才合适，应视问题的重要性、复杂程度和双方分歧的大小来确定。一般来说，对重要的问题、较复杂的问题、双方意见分歧较大的问题占用的时间应该多一些，以便让双方能有充分的时间对这些问题展开讨论。

　　谈判议程的安排与谈判策略、谈判技巧的运用有着密切的联系，从某种意义上来讲，安排谈判议程本身就是一种谈判技巧。因此，我们要认真检查议程的安排是否公平合理，如果发现不当之处，就应该提出异议，要求修改。

　　3、谈判对策的选择

　　谈判桌上风云变幻，任何情形都会发生，而谈判又是有时间限制的，不容许无限期地拖延谈判日程。这就要求我们在谈判之前应对整个谈判过程中双方可能做出的一切行动作正确的估计，并选择相应的对策。

　　为了使我们的估计更接近实际情况，在谈判开始前，我们可组织有关人员根据本次谈判的外部环境(如政治、经济、法律、技术、时间、空间等)、双方的具体情况(如谈判能力、经济实力、谈判目标等)，对谈判中双方的需要、观点以及对对方某项建议的反应等问题进行讨论，并针对不同的情况选择相应的对策。

　　当然，任何一种估计都可能是错误的，这就要求我们不仅在分析、讨论问题时，必须要以事实为依据，按照正确的逻辑思维来进行，而且在谈判过程中，也要注意对谈判对手的观察和对谈判形势进行分析判断，对原定的对策进行印证和修改，结合具体情况灵活运用，才能收到理想的效果。

商务谈判的前期工作：谈判队伍的组织

　　谈判队伍是指为了实现一定的谈判目标，依照某种方式结合的集体。它所能发挥的是一种组织的组合力量和总体效应。其力量的来源，一方面是其成员个人的素养和能力，另一方面是各成员之间的协同力量。

　　一、谈判人员的素养

　　所谓素养，一是指素质，二是指修养。素质主要指偏于先天的禀赋、资质;修养主要指偏于后天的学习和锻炼。素养是一个人的德、才、学、识、行的综合与集中表现，先天资禀和后天训练是互为因果、不可分割的统一关系。谈判是智慧和能力的较量，它不但要应付各种压力和诱惑，还要分辨出机会与挑战。所以，高标准的素养是谈判人员应具备的主观条件，是谈判工作的基本要求。具体的分为两个方面来谈。

　　1、政治素养

　　政治素养也叫做道德素养，它是经济谈判人员的基本素养。之所以作为经济谈判人员应具备的基本素养，因为它是决定谈判人员能否不断提高自身业务能力和知识水平，能否坚持不懈地为国家繁荣、人民幸福作贡献的决定因素。主要表现在以下几个方面：

　　第一，自觉贯彻执行党和国家的方针政策，遵守国家的法律、法令，有远大的政治理想和高度的责任感。尤其在涉外经济谈判中，能够自重。由于我国谈判人员和外商之间的关系，是目的不同的对立统一体，根本利益完全不同，彼此间有着鲜明的界限。

　　第二，强烈的事业心和正确的职业动机。有强烈事业心的谈判人员，在谈判中即使面临重得困难，也不会轻易放弃自己的立场，总是以百折不挠的精神，发挥自己的智慧和能力，去克服一切困难;而当谈判取得一定成果时，也不会居功自傲，而是朝着更高的目标努力攀登。树立了正确的职业动机，便会有强烈的职业自豪感和光荣感，便能理解经济谈判的社会意义，自觉抑制个人行为，严格服从谈判纪律。

　　第三，团结合作的工作作风。谈判的协作性很强，必须由各方面共同完成，一个人能力再强，离开了上下左右的支持与配合，也寸步难行。团结合作是经济谈判的优良传统。一个优秀的谈判人员，必须懂得尊重人，把自己摆在群众之中，虚心听取符合谈判目标的正确建议和意见。

　　2、业务能力

　　谈判人员的业务能力，是指谈判者能驾驭经济谈判这个复杂多变的“竞技场”的能力。它是各种能力的集合群，是一个具有多种功能作用的、不同层次的集合群。它是由知识结构，必要能力和增效能力三个层次组成。其中必要能力包括：观察能力、表达能力、自制能力和推理能力;增效能力包括：控制能力和协调能力。组成能力集合群的三个层次的要求，因谈判人员的地位、作用和责任的不同而不同，但它是谈判人员在谈判桌前发挥作用所应具备的主观条件，也是谈判人员自我成长的奋斗目标。

　　第一，知识结构。经济谈判不但是一门技术，也是一门艺术，它涉及的知识范围极为广阔，一般项目可涉及商业学、金融学、市场学、技术学、法律、贮运、文学、公共关系学、政治学、经济学和心理学，大型或复杂的谈判还会涉及一些尖端学科。这种工作的特点决定了经济谈判人员要广泛了解社会科学和自然科学知识，尤其是对本单位的技术特点、行业特点及相关的市场动向要有深厚的了解。

　　第二，观察能力。观察能力是指谈判人员对谈判对象进行观察并善于发现和抓住其典型特征及内在实质的能力。谈判人员如能在同对手的接触中判断出其本质性身份，获取我们所需要的信息，最后勾画出对方真实意图的轮廓，这对我们采取相应对策具有重要意义。比如：

　　在谈判中本方的提议遭到拒绝时，我们要善于分辨出两种不同的拒绝，一种是真的拒绝，另一种是策略性或犹豫性的拒绝，那么对于后者，应能提供各种提议依据或针对性讨论，促进达成协议。

　　第三，表达能力。表达能力是指谈判人员在谈判中运用谈话语言和行为语言传递有关信息的能力。经济形势是千变万化的，谈判双方都得为自己留下余地，协议的达成就是双方妥协的结果。所以，谈判人员的表达能力应具有表现力、吸引力、感染力和说服力。同时，语言表达还要准确和适度，防止说理无据、强词夺理、任意发挥和不计后果。说错话或出现破绽，都可能导致谈判的失利或失败。

　　第四，自制能力。自制能力是指谈判人员在环境发生激烈变化时，自身克服心理障碍的能力。经济谈判是相当严肃认真的活动，有时甚至紧张激烈，但我们要坚持内紧外松的原则，要求谈判者善于在激烈的形势中能控制自身意志和行为，排除一切违反既定意见的各种杂念。激烈的谈判表现在讲理上，不是表现在声音高低上，要学会以宁静的态度和恰当的举止来说服和影响对方。辩论时，思想要高度集中，态度要温雅平和，万一发生争执，也须持之以礼，切忌怒形于色。

　　第五，推理能力。推理能力是由一个或几个已知的前提推出新理论的能力。从某种意义上讲，经济谈判的过程就是复杂推理的过程，其对手绝不是白痴或外行，往往是智高一筹的专家。双方在心理上处于对立状态，在利益上又相互依存，如何让对手接受本方的提议，不可以势压人，只有以理服人。如何在推理上战胜对手或至少抗衡，不被对手说得理屈词穷，这是谈判思维学中的一个重要问题。

　　在谈判中，推理的作用随处可见，其形式运用灵活多样，谈判者如能娴熟地掌握其精华，则可处于有理有利的不败之地。

　　第六，控制能力。控制能力是指谈判人员有目的的运用各种谈判策略和技巧，使谈判的发展变化保持在既定的目标内的能力。谈判趋势变幻莫测，前景难于预测。有时十分微妙，稍有不慎就可能坠入五里云中，不辨方向。有能力的谈判人员能运用各种手段和方法把住谈判局面的变化方向，善于捕捉一瞬即逝的机会，以变应变，让谈判按预定的轨道向前发展。

　　第七，协调能力。协调能力是指谈判人员在经济谈判过程中解决各种矛盾冲突，使谈判班子成员为实现谈判目标密切配合、统一行动的能力。协调能力包括：善于解决矛盾冲突的能力、善于沟通情况的能力和善于鼓动和说服的能力。

　　经济谈判人员业务能力的高低，在很大程度上取决于谈判人员的知识水平和实践经验。增强其业务能力的途径可归纳为：

　　虚心学习、勤于思考、实践探索、认真总结。

　　二、谈判队伍的组建

　　谈判队伍，也称谈判班子，是指参加一场商务谈判的全体人员组成的群体。组建好一支谈判队伍，是一场成功谈判的根本保证。做好谈判队伍的组建工作，要注意解决好两个基本问题。

　　1、谈判人员的配备

　　一场商务谈判应配备多少人员才合适，应视谈判内容的繁简、技术性的强弱、时间的长短、我方人员谈判能力的高低以及对方谈判人员的多少来具体确定。

　　一个谈判组必须配备一名主谈人，再根据需要情况配备陪谈人和翻译。一般而言：对于较小型的商务谈判，谈判人员多由2-3人组成，有时甚至只由一个全权负责，这种小型的谈判对人的政治和业务素质及临场经验要求都比较高。

　　对于内容比较复杂，较大型的商务谈判，由于涉及的内容广泛，专业性强，资料繁多，组织协调工作量大，所以配备的谈判人员要比小型谈判多一些，有时甚至可达十几至几十人。还可根据实际工作需要，把商务谈判组分成几个小组，如商务小组、技术小组、法律小组等，负责不同方面的谈判;也可以组织台前和幕后两套班子，“台前班子”主要对付谈判以及外商临时提供的技术价格资料;“幕后班子”负责搜集、整理有关方面的资料，为台前班子提供技术和价格对比的依据。

　　谈判班子要有一个合理的结构：

　　其一是知识结构。一般说来，谈判班子里应配备商务方面的人员，技术方面的人员，法律方面的人员，运筹策划方面的人员，金融方面的人员和翻译人员。各类人员不仅应精通自己方面的知识，而且要对其他方面的知识有所了解，比如技术人员应懂得一些商务方面的知识，商务人员应懂一些金融、法律方面的知识，否则，很难做好各方面人员之间的沟通和协作。

　　其二，谈判班子还应考虑一个合理的性格结构，即讲究性格协调。通过“性格的补偿作用”，达到人才的相互补充。例如急躁和温和就是一个补充，活跃和沉静是一对补充。分配任务时，对不同性格的人分配不同的工作，比如，内倾型的人宜安排内务工作，如资料、信息的整理和陪谈工作，外向型的人则宜于作为主谈人，以及了解情况或搜集信息等交际性工作。切忌把那些具有典型性格特征的人安排到与本人性格完全相反的工作中去。

　　2、谈判成员的分工与协作

　　谈判小组的成员在进行谈判过程中并不是各行其是，而应该是在主谈人员的指挥下，互相密切配合。即既要根据谈判内容和各人专长进行适当的分工，明确各人的职责，又要在谈判中按照既定的方案相机而动，彼此呼应，形成目标一致的谈判统一体。

　　一般说来，在谈判中，各人的职责分工是：

　　第一，技术人员要对有关商品的技术性能、技术资料、验收办法等条款的完整性和准确性负责，并配合商务人员对同类产品或技术服务的价格进行对比分析。

　　第二，商务人员负责合同条文以及合同价格运输、保险等条件的谈判，并拟出合同文本，负责对外联络工作，协助做好谈判组成员之间的组织协调工作。

　　第三，法律人员要对合同条款的合法性、完整性、公正性负责，依照要求，负责合同法律条文的谈判和文稿的草拟。

　　第四，运筹策划方面的人员在谈判中起到“参谋长”的作用，即一方面根据国家的政策、法令和企业的实际情况，研究确定谈判的内容、规模、程序和策略;另一方面，负责做好谈判组成员之间的协调工作，加强内部团结，形成整体作战的功能。当谈判进入僵局时，还要设法找出解决的办法。

　　第五，金融方面的人员要对谈判中的支付条件负责，在支付方式，结算货币的选择方面向商务人员提供建议。

　　第六，翻译人员负责口头和笔头的翻译工作，沟通双方的意图，并根据需要配合本方策略的运用。例如：

　　当己方商务人员发觉刚才的发言不妥时，他可说，“××译员，我刚才所说的原意是……，不知您是否翻译准确。”在这种场合，译员应该立即意识到这是己方所采取的补救措施，即使刚才的翻译没错，也应主动承担责任，比如说：“对不起，我刚才的翻译不太准确，应该是……才对，请原谅。”

　　以上各类人员虽然在职责上各有分工，各负其责，但在谈判中绝不能“各人自扫门前雪”，而应该服从主谈人员的指挥，相互配合，彼此呼应，形成整体作战的功能。

　　要做好谈判组成员之间的相互配合，关键是要注意处理好主谈人和辅谈人(又叫陪谈人)之间的关系。当主谈人进行发言，阐述己方的立场时，辅谈人员一为“参谋”，即根据自己掌握的材料和经验，提出参考性意见;二为“卫士”，即在对方刁难主谈人时，相机从不同的角度支持主谈人，反击对方的无理要求。

　　应该指出，谈判小组成员之间的相互配合，不仅在谈判桌上需要，在其他场合也一样需要，这一点我国以往是不太注意的。例如：

　　有位领导同志在与外商谈判前，把谈判组的成员介绍给对方时说：“这是小李，刚上任的财务科长，大学毕业没几年，没什么谈判经验，这次带他来长长见识。”这样一来，对方在谈判中对小李的意见就不重视了。如果换一种讲法：“这是李××先生，本厂的财务科长，负责本厂的资金调度，是一个精力充沛，聪明能干的小伙子。”效果就会大不一样。

商务谈判的前期工作：谈判的地点选择和现场布置

　　一、谈判地点的选择

　　不能认为谈判地点的选择无关紧要，因为它会对谈判中的战术运用产生影响。一般而言，谈判地点可以选择在己方根据地(主场)，对方根据地(客场)，或者是两者之外的中立地(中立场)。这三种选择各有利弊。

　　1、 主场谈判的优缺点。

　　第一，优点：

　　1、谈判时可以自由使用各种场所;

　　2、以逸待劳，无需分心去熟悉或适应环境;

　　3、可以充分利用资料，如果需要深入研究某个问题时，还可随时搜集和查询有关资料;

　　4、谈判遇到意外时，可以直接向上级请示。

　　第二，缺点：

　　1、谈判可能要受到其他事务的干扰;

　　2、要承担繁琐的接待工作;

　　3、对方对他们的责任和义务容易找借口逃避。

　　2、 客场谈判的优缺点。

　　第一，优点：

　　1、己方可以全心全意投入谈判，不受或少受干扰;

　　2、能越级同对方的上司直接谈判，避免对方节外生枝;

　　3、现场观察对方的经营情况，易于取得第一手资料;

　　4、必要时可以推说资料不全而拒绝提供情报资料。

　　第二，缺点：

　　1、在谈判中遇到意外时和上级沟通比较困难;

　　2、临时需要有关资料不如主场方便;

　　3、不容易做好保密工作。

　　3、中立场评价。

　　在中立场谈判可使双方心理上感觉更为公平，有利于缓和双方的关系。但由于双方都远离自己的根据地，会给谈判的物质准备、资料收集、与上级的信息沟通等方面带来诸多不便，因而在商务谈判中较少使用。(不过在军事、政治谈判中却用的较多)

　　二、谈判现场的布置

　　谈判现场的布置，会影响谈判的气氛。

　　1、谈室安排。

　　谈判最好能安排在两个房间，一间作为主谈室，另一间作为备用室，有可能的话再配一间休息室。

　　主谈室作为双方进行谈判的主要场地，应当宽敞、舒适、光线充足，并备齐应有的设备和接待用品。除非征得双方同意，否则主谈室不要安装录音、录像设备，因为这会增加双方的心理压力，言行举止都会谨小慎微，很难畅所欲言。

　　备用室是双方都可以使用的单独房间，它既可以作为某一方谈判小组内部协商的场所，又可供双方进行小范围讨论之用。备用室最好能靠近主谈室，内部也要配备应用的设备和接待用品。

　　休息室，应布置得轻松、舒适、条件允许也可以适当配置些娱乐设施，以便能使双方松弛一下紧张的神经，缓和彼此之间的气氛。

　　2、座位安排。

　　谈判座位的安排也是值得考虑的。

　　最常见的排位方法是双方人员各自坐在谈判桌的一边，主人居背门一侧，客人居面对正门一侧。主谈人居中，译员一般坐在主谈人旁边，其他人按礼宾顺序排列。这种排位法使谈判小组容易产生安全感和实力感，便于查阅一些不想让对方知道的资料，可以就近和本方人员交换意见。但也容易造成双方的冲突感和对立感。

　　另一种排位方法是双方人员随意就座。这种方法能减少对立感，体现双方谋求一致的指导思想，利于形成轻松、合作、友好的气氛。但谈判人员内部的信息传递比较困难，不利于主谈人对本方人员言行的控制，如果事先没有这方面的心理准备，还会产生谈判人员被分割、包围、孤立的感觉。

　　总之，谈判现场的布置及座位的安排，都应该为谈判的总目标服务，并且根据双方之间的关系、己方谈判人员的素质和谈判实力等因素而定。

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